Compte tenu du travail à domicile obligatoire et de la «distance sociale» requise, de nombreuses entreprises ont eu des difficultés à organiser des réunions qui auraient eu lieu à une époque pré-corona.
Pensez par exemple à organiser une assemblée générale des actionnaires, qu'elle soit extraordinaire ou non. Le Code des sociétés et des associations (CCS) prévoyait déjà la possibilité de convoquer une assemblée générale à distance au moyen d'un moyen de communication électronique, mais celui-ci prévoyait que la société avait expressément prévu cette possibilité dans ses statuts.
Pendant la crise du Corona, il s'est avéré que peu d'entreprises avaient inclus cette option dans leurs statuts, le gouvernement est donc venu à la rescousse.
Flexibilité temporaire
Dans l'arrêté royal du 9 avril 2020, un temporaire prévu un assouplissement qui a permis à chaque entreprise d'organiser l'assemblée générale à distance, également sans autorisation légale.
Le temporaire est devenu permanent
Cette détente temporaire a été chaleureusement accueillie par le monde des affaires et s'est avérée particulièrement utile et efficace dans la pratique. En raison du large soutien, le législateur a donc adopté cette règle temporaire perpétué. En conséquence, depuis le 24 décembre 2020 (entrée en vigueur de la loi du 20 décembre 2020), il est toujours possible de tenir une assemblée générale des actionnaires à distance, même si les statuts de la société ne prévoient pas expressément cette possibilité. Désormais, cette possibilité découle directement de la loi. Cela s'applique non seulement aux sociétés privées, coopératives et anonymes, mais également aux organisations à but non lucratif et aux organisations à but non lucratif.
Maintenant que les statuts ne sont plus déterminants, le choix d'organiser une assemblée générale revient au Conseil d'administration. Toutefois, la modification de la loi n'affecte pas le maintien de la possibilité pour chaque actionnaire de participer physiquement à l'assemblée générale.
En outre, les membres du bureau doivent toujours être physiquement présents à l'assemblée générale. Les membres du bureau étant responsables de la signature des procès-verbaux et de la composition valable de l'assemblée générale, il leur est interdit de participer à l'assemblée générale par voie électronique. La même interdiction s'appliquait également à l'organe administratif et au commissaire aux comptes, mais cette restriction a été levée par la loi du 20 décembre 2020.
Aucune électronique sophistiquée requise
Il convient également de préciser qu'une assemblée générale à distance ne nécessite aucune prouesse technologique. Les plateformes de communication désormais bien connues telles que Teams, Webex, Skype, ... sont suffisantes pour mener à bien une assemblée générale à distance. Tant que les moyens de communication électroniques permettent à la société de vérifier l'identité des actionnaires et des actionnaires à tour de rôle 'être capable de prendre connaissance directe, simultanée et ininterrompue de la discussion pendant la réunion' outre la possibilité d'exercer leur droit de vote et de poser des questions lors de la délibération, l'assemblée générale à distance sera valable.
Option alternative
Enfin, nous souhaitons vous rappeler une possibilité alternative de tenir une assemblée générale à distance. Par exemple, l'assemblée générale peut également se tenir intégralement par écrit si tous les actionnaires sont d'accord sur les points à l'ordre du jour. Depuis la loi du 20 décembre 2020, une modification des statuts est la seule exception pour laquelle le prise de décision écrite à l'unanimité Ne peut pas être utilisé.
Décision
Le législateur a intégré en permanence une flexibilité supplémentaire pour l'organisation des assemblées générales à distance. Pour des raisons évidentes dans le monde de plus en plus numérisé d'aujourd'hui, nous applaudissons vivement ces changements législatifs mis en œuvre.
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