De laatste jaren was er heel wat te doen omtrent de invoering van het UBO (Ultimate Beneficial Owner) register. Dit was een rechtstreeks gevolg van de implementatie van de anti-witwas richtlijnen in de Belgische wetgeving. De modaliteiten van dit UBO-register werden uitgewerkt in het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018, hetgeen werd gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 23 september 2020.
In het kader van het UBO-register zijn er twee belangrijke verplichtingen die uiterlijk 30 april 2021 moeten worden vervuld.
1) Toevoeging van stavingsdocumenten
Ingevolge het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 dienen informatieplichtige entiteiten (vennootschappen, verenigingen, stichtingen, ..) met betrekking tot de geregistreerde informatie in het UBO-register ondersteunende documenten toe te voegen. Zij beslissen zelf welke documenten zij wensen toe te voegen, maar volgende documenten komen volgens de administratie zeker in aanmerking: uittreksel uit het aandelenregister, statuten, aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, .. .
Deze verplichting geldt sinds 11 oktober 2020. Informatieplichtige entiteiten die hun registratie in het UBO-register reeds voor 11 oktober 2020 hadden in orde gebracht, genieten een tolerantie periode tot 30 april 2021.
2) Jaarlijkse bevestiging van de geregistreerde informatie
Op de informatieplichtige entiteiten rust tevens een bijkomende verplichting om de juistheid van de geregistreerde informatie in het UBO-register jaarlijks te bevestigen. Op die manier wordt de accuraatheid en correctheid van het UBO-register gegarandeerd.
De termijn om te bevestigingen begint te lopen vanaf de laatste wijziging in het UBO-register. Voor registraties die werden uitgevoerd voor 30 april 2020 werd door de administratie een automatische bevestiging ingevoerd op 30 april 2020. Informatieplichtige entiteiten die dus voor 30 april 2020 hun registratie in het UBO-register hadden uitgevoerd, moeten voor de eerste keer de informatie in het UBO-register bevestigen op 30 april 2021.
Naast deze jaarlijkse bevestiging mag niet worden vergeten dat er in elk geval een verplichting bestaat om elk wijziging van de geregistreerde informatie binnen de maand na de wijziging te registreren in het UBO-register.
Aarzel niet om ons te contacteren indien u bijkomende informatie of assistentie wenst bij deze wettelijke verplichting! (stefan.deplus@vsadvocaten.be)
