Ingevolge de toepassing van de anti-witwaswetgeving zijn vennootschappen, VZW’s en stichtingen (zogenoemde ‘informatieplichtigen’) sinds 2019 verplicht om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het Belgisch UBO-register, hetwelk toegankelijk is via het MyMinFin platform van de FOD Financiën.
Sinds de inwerkingtreding van het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 is er echter een bijkomende verplichting, namelijk de toevoeging van bewijsdocumenten om de geregistreerde informatie te staven. Informatieplichtigen dienen via het online platform elk document toe te voegen waaruit blijkt dat zowel de informatie omtrent de identiteit van de uiteindelijke begunstigde als de aard en omvang van de uiteindelijke begunstigde in de informatieplichtige adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Dergelijke bewijsdocumenten kunnen zeer divers zijn, maar in het algemeen wordt aangenomen dat volgende documenten als passend bewijs worden aanvaard:
- een aandeelhoudersregister;
- een aandeelhoudersovereenkomst;
- statuten;
- notulen van een algemene vergadering of raad van bestuur;
- uittreksel van een buitenlands handelsregister;
- …
Bewijsdocumenten die niet zijn opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels moeten worden vertaald, zonder dat dit evenwel een beëdigde vertaling moet zijn. Bewijsdocumenten uit een derde land moeten desgevallend gelegaliseerd worden.
De bewijsdocumenten in het UBO-register zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten, en niet voor onderworpen entiteiten (met andere woorden gereglementeerde beroepsbeoefenaars) of het grote publiek. Desgevallend kan op de bewijsdocumenten de minder relevante informatie worden verborgen.
Indien er niet tijdig aan deze verplichting wordt voldaan (met name voor 1 september 2021) zullen er administratieve geldboetes van 250 tot 50.000 EUR worden opgelegd aan de wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtige entiteit.
Wenst u hierover meer toelichting of dient voor uw vennootschap, VZW of stichting een bewijsdocument te worden opgemaakt, aarzel dan niet om Stefan De Plus (stefan.deplus@vsadvocaten.be) te contacteren. Hij helpt u graag om tijdig te voldoen aan deze wettelijke verplichting.
