En raison de l'application de la législation anti-blanchiment, les entreprises, les organisations à but non lucratif et les fondations (appelées « agents déclarants ») sont obligées depuis 2019 d'enregistrer leurs bénéficiaires ultimes dans le registre belge UBO, qui est accessible via la plateforme MyMinFin du SPF Finance.
Cependant, depuis l'entrée en vigueur de l'arrêté royal du 23 septembre 2020, il existe une obligation supplémentaire, à savoir l'ajout de pièces justificatives pour justifier les informations enregistrées. Les agents déclarants doivent soumettre via la plateforme en ligne tout document démontrant que tant les informations sur l'identité du bénéficiaire effectif que la nature et la taille du bénéficiaire effectif dans l'agent déclarant sont adéquates, exactes et à jour.
Ces documents de preuve peuvent être très divers, mais il est généralement admis que les documents suivants sont acceptés comme preuves appropriées :
- un registre des actionnaires ;
- un pacte d'actionnaires ;
- Statuts ;
- procès-verbal d'une assemblée générale ou d'un conseil d'administration ;
- extrait d'un registre du commerce extérieur ;
- …
Les pièces justificatives qui ne sont pas rédigées en néerlandais, français, allemand ou anglais doivent être traduites, mais cela ne doit pas nécessairement être une traduction assermentée. Les pièces justificatives provenant d'un pays tiers doivent être légalisées si nécessaire.
Les pièces justificatives du registre UBO ne sont accessibles qu'aux autorités compétentes, et non aux entités assujetties (c'est-à-dire aux professionnels réglementés) ou au grand public. Si nécessaire, les informations les moins pertinentes peuvent être cachées sur les preuves.
Le non-respect de cette obligation dans les délais (c'est-à-dire avant le 1er septembre 2021) entraînera l'imposition d'amendes administratives de 250 à 50 000 euros aux représentants légaux de l'entité déclarante.
Si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet ou si un document justificatif doit être établi pour votre entreprise, association ou fondation, n'hésitez pas à nous contacter. Stefan De Plus (stefan.deplus@vsadvocaten.be) contacter. Il se fera un plaisir de vous aider à vous conformer à cette obligation légale dans les meilleurs délais.
