VACATURE FRONT OFFICE ASSISTANT​

Van Steenbrugge Advocaten staat voor ondernemings-, sport- en strafrecht. Het kantoor is een warme en hechte groep van 23 advocaten die kan rekenen op een toegewijd administratief kader. Het onthaal in een druk advocatenkantoor is een kerntaak die piekfijn moet waargenomen worden. We zijn dan ook op zoek naar een gemotiveerde onthaalmedewerker die met de grootste zorg en met de glimlach onze klanten telefonisch onthaalt en structuur weet aan te brengen en te behouden in de klantendossiers zodat onze advocaten niets over het hoofd zien. Je vormt het eerste aanspreekpunt van onze klanten en advocaten, zodat jij het uithangbord bent van de stijl en waarden van ons kantoor en de klanten een warm, professioneel en discreet onthaal verzekert.

FUNCTIE

  • Eerstelijns klantencontact, verzorgen van een ordelijke receptie en vergaderruimtes
  • Telefonisch onthaal, agendabeheer, afspraken en vergaderingen organiseren, termijnbewaking, post- en mailverwerking, uittypen legale documenten via dictaten
  • Allround ondersteunende administratieve, logistieke en facilitaire taken: data invoer, kopiëren, scannen en samenstellen bundels, bibliotheekbeheer, klassement en archief
  • Ondersteuning inzake marketing: onderhouden kantoorwebsite en social media; websitepublicaties en delen via sociale media en Mailchimp nieuwsbrieven
  • Ondersteuning inzake organisatie kleinschalige in house of externe evenementen
  • Office supply: voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden, contacten met leveranciers
  • Ondersteuning inzake algemene boekhouding: voorbereiden, opmaken en versturen van verkoopfacturen en opvolging van betalingen

PROFIEL

  • Stijlvol en verzorgd voorkomen, verzorgde taal met een aangename stem
  • Een bacheloropleiding in office- of communicatiemanagement, rechtspraktijk of een soortgelijke ervaring opgebouwd hebben of een diploma 3de graad TSO in afstudeerrichting office assistance, handel, accountancy, media, marketing management, onthaal of secretariaat-talen
  • Perfect Nederlandstalig met behoorlijke kennis Frans en Engels, mondeling en schriftelijk
  • Zeer computervaardig met goede beheersing van MS Office Outlook, Word, Excel, Teams, website: WordPress en social media: LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook
  • Zeer communicatievaardig en klant- en servicegericht
  • Zeer professioneel, collegiaal en discreet
  • Organisatorisch sterk en oplossingsgericht
  • Efficiënt, verantwoordelijk en zelfstandig
  • Proactief, betrokken met zin voor initiatief en met oog voor detail
  • Flexibel ingesteld, zowel naar werkuren als naar takenpakket
  • Positief ingesteld met een gezonde dosis motivatie en interesse

AANBOD

  • Snelle opstart voor een voltijdse tewerkstelling
  • Boeiende werkomgeving in een dynamisch kantoor met enthousiaste collega’s en alle nodige faciliteiten in een prachtige groene omgeving op een steenworp van Gent centrum
  • Uitdagende functie met een gevarieerd takenpakket
  • Competitief loon aangevuld met maaltijdcheques
  • 40-urenwerkweek van 10u.00 tot 19u.00 met 1 uur middagpauze

Ben je een administratieve duizendpoot? Ben je vlot en professioneel in contacten met klanten, leveranciers en collega’s? Ben je technisch aangelegd en heb je een basiskennis van social mediabeheer of interesse om dat te leren, dan is deze vacature voor jou!

Je motivatiebrief en curriculum kan je zenden naar tina.tavernier@vsadvocaten.be.

Elke sollicitatie wordt discreet behandeld.

nl_BENL