Nuttig gebruik van algemene voorwaarden

In een vorige bijdrage brachten wij het onder de aandacht dat de algemene voorwaarden van ondernemingen (B2B) ingevolge nieuwe wetgeving aan een update toe zijn. Algemene voorwaarden blijven hét instrument bij uitstek om een duidelijk juridisch kader te creëren voor de handelstransacties die de onderneming aangaat met haar klanten. Zo kunnen daarin onder meer bepalingen worden opgenomen over de betalingstermijn, interesten en schadevergoedingen verschuldigd bij niet-naleving van de betalingsplicht, aansprakelijkheidsbeperkingen, de bevoegde rechtbanken in geval van geschil, etc.

Even belangrijk als het hebben van algemene voorwaarden, die up to date en geldig zijn, is dat deze voorwaarden ook effectief tegenstelbaar zijn aan de medecontractant. Daarvoor is het vereist dat de medecontractant vóór het sluiten van de overeenkomst in kennis werd gesteld van de algemene voorwaarden én deze ook heeft aanvaard. Indien dat niet het geval is, zullen de algemene voorwaarden in hun geheel niet kunnen toegepast worden.

Zo volstaat het bijvoorbeeld niet om de algemene voorwaarden mee te sturen samen met de factuur of met een orderbevestiging. In die gevallen heeft de klant namelijk pas na de totstandkoming van de overeenkomst kennis gekregen van de algemene voorwaarden.

Het best worden de algemene voorwaarden voorafgaandelijk aan de dienstverlening van de onderneming ondertekend door de klant. Dit is in vele gevallen evenwel moeilijk praktisch werkbaar.

Ondernemingen die nuttig gebruik willen kunnen maken van hun algemene voorwaarden doen er daarom goed aan om:

  • de algemene voorwaarden integraal te publiceren op hun website;
  • de algemene voorwaarden mee te sturen met offertes;
  • te verwijzen op de voorzijde van de factuur (in het vet en in een kader) naar de algemene voorwaarden vermeld op de achterzijde.

Daarnaast moeten algemene voorwaarden in een voor de klant duidelijke en begrijpelijke taal zijn opgesteld. In de praktijk betekent dit dat de algemene voorwaarden dienen opgesteld te zijn in de correspondentietaal tussen de onderneming en haar klant. Indien een Belgische onderneming bijvoorbeeld Spaanse klanten heeft maar de voertaal tussen hen Engels is, dienen de algemene voorwaarden in het Engels te zijn opgesteld.

Worden de algemene voorwaarden niet voor het sluiten van de overeenkomst aanvaard door de klant of werden zij niet in de voertaal opgesteld, dan zullen zij niet afdwingbaar zijn.

Aarzel niet om ons te contacteren indien u advies wenst over uw algemene voorwaarden. Van Steenbrugge Advocaten beschikt over een ondernemingscel die u in dat verband kan bijstaan. (info@vsadvocaten.be)

nl_BENL